Equipo:
* Fernando

Realizar mailings y reportes usando Microsoft Word

Este documento detalla el procedimiento recomendado para la confección e impresión de e-mails a clientes o particulares en un esquema.

Si se dispone a realizar un mailing complejo le recomendamos el uso de Word pues es una herramienta que le ofrecerá muchas opciones y posibilidades a la hora de crear dicho mailing.

Para la realización de mailings usando datos del Planning Tour con Word, debe usted tener instalada la opción Microsoft Query. Sin ella Word no puede enlazar con la base de datos de Planning Tour. Si no dispone de ella Word le presentará un mensaje informándole de que no puede usar esa característica, en ese caso deberá ampliar la instalación de Word o de Office e instalarla (esa opción suele estar disponible en el CD de instalación de Word o Office pero no se instala predeterminadamente a menos que se haya realitzado una instalación completa del paquete).

Paso 1: Creación de la carta modelo

Empezamos abriendo el Word, usando un documento en blanco o una carta que ya tengamos realizada anteriormente y deseemos usar para el mailing. Si escogemos uno en blanco, posteriormente podremos ampliarlo y hacerlo a medida.

Escogemos la opción “Herramientas - Combinar Correspondencia”.

En el primer paso escogemos “Crear – Cartas modelo” y le indicamos que queremos usar la “Ventana Activa”.

Paso 2: Enlace de los datos

En el segundo paso escogeremos “Obtener datos – Abrir origen de datos”.

Seguidamente escogeremos la opción de “Microsoft Query”.

A continuación seleccionaremos el origen de datos de “ORACLE ” o en su defecto “Visual FoxPro Database”.

En el siguiente paso marcaremos la opción “Base de datos de Visual FoxPro” y buscaremos (con “examinar”) la ruta de acceso a nuestra base de datos (normalmente C:\PT30\Data\PT.dbc).

Seguidamente nos aparecen todas las tablas de datos que hay disponibles en Planning Tour y sus respectivos campos (pulsando en su signo +).

Para listar particulares propios, escoger la tabla “Lloguete”, para particulares de agencia “PartAge” y para propietarios “Propieta”.

Recomendamos incluir todos los campos e ir utilizando los que nos hagan falta cuando confeccionemos la carta. En el ejemplo usaremos particulares propios y listaremos el nombre (LloNom), el apellido (LloCognom) y incluiremos un campo que indica si el cliente es o no activo (LloActiu) para filtrarlos y listar sólo los activos.

En el siguiente paso filtraremos sólo los clientes activos. Para ello igualaremos el campo “lloActiu” a “.T.” (símbolo de verdadero), de esta forma sólo aparecerán los que tengan la marca de cliente activo.

En la siguiente pantalla podemos ordenar, si lo deseamos, los datos según algunos campos. En el ejemplo ordenamos por apellido.

Por último “devolvemos los datos a Word” y finalizamos.

Paso 3: Redactar la carta

Para redactar una carta de mailing, en este momento, sólo hará falta redactarla como cualquier otro documento pero insertando los campos de datos en su lugar correspondiente dentro del texto. En el ejemplo mostramos una frase típica de presentación dónde queremos que se cambie el apellido para cada uno de los clientes, así, escribimos la frase “Apreciado Sr./a. “ y a continuación “Insertamos un campo de combinación”, en concreto el correspondiente al apellido “llocognom”, usando la opción que ha aparecido a tal efecto.

Podemos incluir tantos campos como deseemos y podemos repetirlos si hace falta.

Con el icono <<ABC>> podemos cambiar el texto del campo (llocognom) por el apellido real del primer cliente, y con los iconos de las flechas cambiar a otros clientes, previsualizando el aspecto final que tendrá nuestra carta.

Paso 4: Impresión

Para imprimir las cartas volveremos a “Herramientas – Combinar Correspondencia”, y, en su paso 3, escogeremos “Combinar” y la opción de “Impresora” cómo destino.